Ustawodawca nie określił trybu i zasad wypłacania pracownikowi ekwiwalentu za wykorzystywanie prywatnego sprzętu do celów służbowych podczas pracy zdalnej. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłatę ekwiwalentu może posiłkować się w tym przypadku jedynie przepisami w zakresie telepracy, która jako odmienna forma świadczenia pracy, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jest uregulowana w Kodeksie Pracy (art. 675-17 Kodeksu pracy, Dz.U. 2020 poz. 1320).
Aktualne przepisy prawa pracy nie określają minimalnej, ani maksymalnej wysokości ekwiwalentu za użytkowanie prywatnego sprzętu do celów służbowych, jednak zasadne wydaje się być, iż powinien być on ustalony w kwotach realnych uwzględniających aktualne koszty i nakład pracy. Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 28 lipca 2015 r. (sygn. akt III/Aua 280/15) „świadczenie to nie może być traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji. Nie może być to kwota przypadkowa i musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą ekwiwalentu, a wartością używanego do celów służbowych sprzętu należącego do pracownika. Kwoty przekraczające równowartość korzystania ze sprzętu nie stanowią ekwiwalentu wolnego od składek, podlegają oskładkowaniu jako przychód ubezpieczonego ze stosunku pracy”.
Jak ustalić wartość ekwiwalentu dla pracownika, który korzysta z prywatnego sprzętu do celów służbowych? Można to zrobić na dwa sposoby: według przepisów podatkowych z zakresu amortyzacji lub przez podzielenie wartości rynkowej sprzętu przez liczbę miesięcy jego wykorzystania do celów służbowych. Tak obliczony ekwiwalent w przypadku regulacji dotyczących telepracowników nie stanowi podstawy opodatkowania oraz nie podlega oskładkowaniu.
Pierwszy sposób wydaje się być najbezpieczniejszy dla pracodawcy, gdyż kwota ekwiwalentu odpowiadałaby wartości odpisu amortyzacyjnego, obliczonego metodą liniową, który stanowi wymierny wyznacznik zużywania sprzętu w czasie (Załącznik nr 1 do Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz. U. 2020 poz. 1426). Stawkę amortyzacji stosuje się w odniesieniu do wartości rynkowej sprzętu z dnia jego przyjęcia do używania przy wykonywaniu pracy.
PRZYKŁAD: Pracownik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Wartość rynkowa laptopa ustalona na dzień podpisania umowy wynosi 3000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów (symbol KŚT 491) wynosi 30%. Roczny odpis wynosi 900 zł (3000 zł x 30%), a wartość miesięczna ekwiwalentu wynosi 75 zł (900 zł : 12 m-cy).
Drugi sposób wyliczenia ekwiwalentu jest zdecydowanie prostszy. Należy podzielić wartość rynkową sprzętu przez liczbę miesięcy jego wykorzystania do celów służbowych. Jeśli sprzęt jest użytkowany z różną częstotliwością, wówczas tak uzyskaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można podzielić przez wymiar czasu pracy w danym miesiącu i pomnożyć przez liczbę godzin, w których sprzęt był wykorzystywany.
PRZYKŁAD: Pracownik korzysta z własnego komputera kilka razy w miesiącu przy czym odnotowuje liczbę godzin pracy na własnym laptopie. W lipcu br. przepracował 30 godzin na prywatnym sprzęcie. Wartość rynkowa laptopa ustalona na dzień podpisania umowy na wykorzystanie prywatnego sprzętu do celów służbowych wynosi 3000 zł. Ekwiwalent za lipiec wynosi 40,76 zł (3000 zł : 12 m-cy = 250,00 zł; 250,00 zł : 184 godziny nominalne w lipcu 2020r. x 30 godzin pracy z wykorzystaniem prywatnego laptopa = 40,76 zł).
W przypadku wykorzystywania prywatnego telefonu do celów służbowych zwrot wydatków poniesionych przez pracownika na ten cel odbywa się na podstawie faktury za telefon wystawionej na pracownika oraz wykazu przeprowadzonych przez niego rozmów służbowych. Tak obliczony ekwiwalent wraz z uwzględnieniem stopnia zużycia telefonu podlega zwolnieniu z podatku i nie stanowi podstawy składek społecznych. Inaczej jest w przypadku, gdy pracodawca decyduje się na wypłatę stałej, zryczałtowanej kwoty w ramach ekwiwalentu niezależnie od przeprowadzonych przez pracownika liczby rozmów służbowych. Wtedy kwota ekwiwalentu jest w pełni opodatkowana i oskładkowana.
Z taką samą sytuacją mamy do czynienia w przypadku wypłaty ekwiwalentu za wykorzystanie energii elektrycznej czy też łącza internetowego przez pracownika – wysokość świadczenia powinna odzwierciedlać faktyczne wydatki poniesione na ten cel. Zwolnieniu z podatku oraz składek ZUS będą podlegać tylko te kwoty, które uwzględniają wymiar czasu pracy pracownika, uśrednione koszty rynkowe dostępu do Internetu/cen energii elektrycznej oraz potrzeby pracodawcy i pracownika związane z należytym wykonaniem pracy (interpretacja Dyrektora Izby skarbowej w Katowicach z 18 września 2009 r., nr IBPBII/1/415-536/09/BD).
Warto również zaznaczyć, że ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu, wypłacony pracownikowi, stanowi koszt uzyskania przychodu po stronie pracodawcy. Przy czym wydatek ten musi mieć uzasadnienie jego celowości i racjonalności.