Aktualna sytuacja związana z epidemią koronawirusa spowodowała konieczność przejścia wielu pracowników na pracę zdalną lub w modelu hybrydowym. Nie zawsze jednak pracodawca jest w stanie zapewnić wszystkim swoim pracownikom sprzęt służbowy również do pracy w domu. W związku z tym, niektórzy pracownicy do wykonywania swoich obowiązków wykorzystują prywatne narzędzia pracy. W takich sytuacjach pracodawca może wypłacić pracownikowi ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu, tj. ustaloną przez strony miesięczną kwotę pieniężną, która rekompensuje wydatki ponoszone co miesiąc przez pracownika w związku z pracą w trybie home office.
Zapisy tzw. Tarczy Antykryzysowej 4.0 (art. 77 pkt 1 ustawy z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19, Dz.U. 2020 poz. 1086) dopuszczają możliwość wykorzystania prywatnego sprzętu pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej pod warunkiem, że umożliwi to zachowanie tajemnicy, poufności i ochronę danych osobowych. Ustawodawca jednak nie określił trybu i zasad wypłacania ewentualnego ekwiwalentu dla pracownika z tego tytułu. Wydaje się jednak zasadne, iż pracownik i pracodawca powinni zawrzeć oddzielną umowę (najlepiej w formie pisemnej) dotyczącą wykorzystywania prywatnego sprzętu do celów służbowych wraz z określeniem zasad wypłaty ekwiwalentu.
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłatę ekwiwalentu, może posiłkować się w tym przypadku jedynie przepisami w zakresie telepracy, która jako odmienna forma świadczenia pracy jest uregulowana w Kodeksie pracy. Telepracownikowi, który używa do pracy własnego sprzętu, przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej na podstawie norm zużycia sprzętu, jego udokumentowanych cen rynkowych oraz ilości wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego cen rynkowych (art. 6711§ 3 Kodeksu pracy, Dz.U. 2020 poz. 1320).
Ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie przez pracownika prywatnych narzędzi, materiałów lub sprzętu co do zasady jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz. U. 2020 poz. 1426 oraz § 2 ust. 9 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Jednak, aby móc skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania – jak sugeruje się w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 8 maja 2015 r. (sygn. IPTPB1/4511-153/15-4/MD) – niezbędne jest spełnienie poniższych warunków:
1. kryterium formy – ekwiwalent nie może mieć charakteru rzeczowego, musi być zachowana forma pieniężna;
2. kryterium zastosowania – materiały, narzędzia lub sprzęt muszą być wykorzystywane do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy;
3. kryterium własności – materiały, narzędzia lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika; pracodawca może zażądać od pracownika przedstawienia odpowiednich ku temu dowodów, np. faktury zakupu, umowy sprzedaży;
4. kryterium ekwiwalentności – kwota ekwiwalentu musi być adekwatna do ceny rynkowej użytkowanego sprzętu oraz stopnia jego zużycia dokonanego w trakcie jego używania podczas pracy, a także musi być zgodna z wysokością rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków; ekwiwalent nie może być wypłacany w formie stałej, zryczałtowanej kwoty.
Ekwiwalent pieniężny wypłacany przez pracodawcę może również dotyczyć, oprócz takich sprzętów jak prywatny komputer czy telefon, wykorzystywania przez pracownika prywatnego łącza internetowego podczas wykonywania pracy.
Zwracamy uwagę na interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 kwietnia 2010 r. (nr IPPB2/415-230/10-4/AS), zgodnie z którą refundacja części kosztów za używanie łącza internetowego nie może być utożsamiana z ujętymi w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PDOF rzeczami, materiałami czy sprzętem i w związku z tym stanowi przychód ze stosunku pracy pracownika. Z drugiej strony jednak, używanie sprzętu – np. komputera – jest nierozerwalnie związane z wykorzystywaniem sieci internetowej. W konsekwencji w naszej opinii istnieją podstawy, żeby uznać, iż przedmiotowa refundacja abonamentu internetowego nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Stanowisko to potwierdza interpretacja Ministra Finansów z 29 października 2010 r. (nr DD3/033/166/IMD/09/PK-1320) oraz interpretacja Dyrektora Izby skarbowej w Katowicach z 18 września 2009 r. (nr IBPBII/1/415-536/09/BD).
Odmiennie przedstawia się jednak sytuacja w przypadku zwrotu kosztów wykorzystanej przez pracownika energii elektrycznej, ekwiwalent za nią w pełni podlega opodatkowaniu (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 lutego 2009 r. (nr IPPB2/415-1553/08-2/MK)). Jednakże, mając na uwadze późniejsze stanowisko Ministra Finansów, pojawiają się racjonalne podstawy, by zwolnieniem z podatku dochodowego objąć również zwrot kosztów za wykorzystanie energii elektrycznej.
Warto również zaznaczyć, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rozważa bardziej szczegółowe uregulowanie przepisów dotyczących pracy zdalnej, a co za tym idzie również ewentualnego ekwiwalentu i uwzględnienie tych regulacji na stałe w Kodeksie Pracy.