Działalność badawczo-rozwojowa oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Aby dana działalność mogła zostać uznana za działalność badawczą i rozwojową, musi ona spełniać pięć podstawowych kryteriów, musi być to działalność nowatorska, twórcza, nieprzewidywalna, metodyczna oraz możliwa do przeniesienia lub odtworzenia. W takim właśnie duchu można interpretować pojęcia z zakresu ulgi B+R wprowadzonej do polskiego porządku prawno-podatkowego.
Ulga B+R określa, że odliczeniu od podstawy obliczenia podatku podlegają koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane kosztami kwalifikowanymi. Za koszty kwalifikowane uznaje się m.in. poniesione w danym miesiącu należności ze stosunku służbowego, stosunku pracy, poniesione w danym miesiącu należności z umowy zlecenia lub o dzieło, nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową, nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, odpłatne korzystanie z aparatury naukowo- badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej. Ulga B+Rw przypadku podatników posiadających status centrum badawczo-rozwojowego (CBR) wprowadza dodatkowe dwie kategorie kosztów kwalifikowanych.
Ulga B+R pozwala podatnikom podatku PIT i CIT odliczyć kwotę kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową, która nie może przekroczyć w roku podatkowym kwoty dochodu uzyskanej przez podatnika z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej. Ulga B+R uprawnia do odliczenia kwoty, która nie może przekroczyć 100% lub 150% kosztów kwalifikowanych w zależności od statusu podatnika. W przypadku gdy podatnik posiada status centrum badawczo-rozwojowego, jest mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą (w rozumieniu przepisów art. 7 Prawa przedsiębiorców), ulga B+R uprawnia do odliczenia kwoty kosztów kwalifikowanych, która nie może przekroczyć 150% kosztów kwalifikowanych.
Jak zatem skorzystać z ulgi B+R? Przede wszystkim, trzeba przeanalizować, które z podejmowanych działań mają charakter rozwojowy, badawczy, naukowy, służą usprawnieniu procesów lub ulepszeniu produktów. Ulga B+R ma zastosowanie, kiedy niezbędne jest ponoszenie kosztów związanych z:
- pracami nad ulepszeniami istniejących produktów, usług lub procesów
- opracowaniem nowych produktów, usług lub procesów
- tworzeniem nowych funkcjonalności do istniejących produktów
- opracowywaniem nowych zastosowań dla istniejących produktów.
W drugiej kolejności, należy zidentyfikować, które koszty są z takimi działaniami związane i w jakich kwotach są ponoszone. Trzeba je podzielić na kategorie wskazane w ustawie o podatku dochodowym, żeby we właściwy sposób określić wysokość kosztów podlegających ujęciu w ramach ulgi B+R.
Odliczeń dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono dane koszty kwalifikowane. Oznacza to, że w danym roku podatkowym istnieje uprawnienie do skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej w odniesieniu do tych kosztów kwalifikowanych, które zostały przez niego rozpoznane jako koszty uzyskania przychodów w tym roku podatkowym. rozwojową stanowią dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy PIT i CIT oraz mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonych przepisami ustawy PIT i CIT, należy ustalić wysokość przysługującego limitu odliczenia kosztów kwalifikowanych. Po tym jak podatnik ustali kwotę przysługującej mu ulgi B+R, koszty kwalifikowane odlicza się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono te koszty.
W sytuacji jednak, gdy podatnik podniósł za rok podatkowy stratę albo wielkość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, istnieje możliwość dokonania odliczenia w zeznaniach za kolejne następujące po sobie 6 lat podatkowych następujących bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia. Wraz z rocznym zeznaniem podatkowym należy załączyć PIT-BR lub CIT-BR, w którym należy wskazać wysokość poniesionych kosztów kwalifikowanych wg rodzaju. Kwota odliczenia kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową nie może przekroczyć w roku podatkowym kwoty dochodu.
W odniesieniu do podatników, którzy dopiero rozpoczynają działalność, czyli którzy składają zeznanie za pierwszy rok działalności, przepisy przewidują możliwość wnioskowania w części o bezpośredni zwrot gotówkowy.
Ulga B+R jest zachęcającym mechanizmem fiskalnym. Wydatki należy ujmować w kosztach uzyskania przychodu w trakcie roku podatkowego. Wydatki, które stanowią koszty kwalifikowane, przedsiębiorca może dodatkowo odliczyć od podstawy opodatkowania. Odliczenia od podstawy opodatkowania dokonuje się po zakończeniu roku podatkowego, wraz ze złożeniem deklaracji rocznej. Potwierdza to utrwalona praktyka organów podatkowych, chociażby wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 23 maja 2016 r. interpretacja indywidualna o sygn. IPPB5/4510-405/16-2/MR, w której organ potwierdził, że dokonywanie odliczeń w trakcie roku podatkowego kosztów kwalifikowanych poniesionych na działalność badawczo-rozwojową jest nieprawidłowe.
Koszty kwalifikowane muszą być ujęte w odrębnej ewidencji rachunkowej. W przepisach brak jest konkretnych wymogów w zakresie tego, w jaki sposób powinna być prowadzona ewidencja. Zatem ewidencja musi być zgodna z przepisami prawa bilansowego i rachunkowości. W wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 15 czerwca 2018 r. interpretacji indywidualnej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.223.2018.1.JS organ wskazuje, że można odliczać ulgę na działalność badawczo-rozwojową nawet kilka lat wstecz poprzez złożenie korekty deklaracji za rok podatkowy, w którym koszty kwalifikowane zostały poniesione. Organ wskazał, że zgodnie z wyborem podatnika, w przypadku prowadzenia prac rozwojowych ich koszty mogą być przez podatnika rozpoznawane jako koszty podatkowe w trakcie trwania tych prac bądź jednorazowo na moment ich zakończenia.
Właściwe skorzystanie z ulgi B+R wymaga umiejętnego skonstruowania ewidencji rachunkowej – planu kont, zasad ewidencjonowania określonych wydatków, zasad właściwego opisywania faktur czy też innych dokumentów źródłowych. Warto pamiętać, że odliczenia dokonane w ramach ulgi B+R podlegają weryfikacji podatkowej, stąd kluczowe jest przygotowanie poprawnej dokumentacji, która potwierdza prawo do odliczeń w ramach ulgi.
Przy ocenie planowanej realizacji projektu z zakresu B+R, przygotowaniu dokumentacji, kwalifikacji wydatków warto skorzystać z konsultacji ze specjalistą.
W przypadku pytań zachęcamy do kontaktu z naszym ekspertem Katarzyną Klimkiewicz-Deplano pod adresem kklimkiewicz@advicero.eu lub pod numerem telefonu +22 378 17 10.