Ogrom zmian wprowadzanych do polskiego ustawodawstwa w ostatnich okresach sprawił, że ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług i nowelizacja do niej (obowiązująca od 27 listopada 2018 r.) mogła pozostać niezauważona przez część przedsiębiorców, których ona jednak dotyczy. Istotnym jest jednak, aby zapoznać się z obecnie obowiązującymi przepisami, gdyż nakładają one obowiązki na często nieświadomych ich istnienia przedsiębiorców zatrudniających delegowanych pracowników na terytorium Polski. 

Kim jest pracownik delegowany na terytorium Polski?

Zgodnie z definicją podaną w ustawie, takim pracownikiem jest osoba zatrudniona w innym państwie członkowskim, która zostaje tymczasowo skierowana do pracy na terytorium RP przez swojego pracodawcę. W szczególności, może to być skierowanie pracownika do pracy w Polsce
w związku z:

• realizacją umowy zawartej przez tego pracodawcę z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• pracą w oddziale lub przedsiębiorstwie należącym do grupy przedsiębiorstw, do której należy ten pracodawca, prowadzącym działalność na terytorium RP,
• pracą w ramach zatrudnienia w agencji pracy tymczasowej;

Często pojawiającym się na rynku przykładem jest wysyłanie pracownika zatrudnionego przez zagraniczną spółkę–matkę do wykonywania prac lub wsparcia zespołu polskiej spółki–córki.

Zagraniczna umowa delegowanego pracownika

Podstawowym istotnym dokumentem, jaki trzeba przeanalizować, by zapewnić zgodne z prawem zatrudnienie osoby delegowanej, jest umowa o pracę, która została zawarta między pracownikiem a jego zagranicznym pracodawcą. Przed przyjęciem delegowanego pracownika należy szczególnie zwrócić uwagę na konieczność zapewnienia mu odpowiednich warunków zatrudnienia, które nie mogą być mniej korzystne od tych określonych w polskim Kodeksie Pracy.

Ustawa w szczególności nakazuje dostosowanie do polskich przepisów:

• norm i wymiaru czasu pracy oraz okresów odpoczynku dobowego i tygodniowego;
• wymiaru urlopu wypoczynkowego;
• minimalnego wynagrodzenia za pracę;
• wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych;
• ochrony pracownic w okresie ciąży oraz w okresie urlopu macierzyńskiego.

Istotnym jest również, aby zagraniczna umowa była zgodna z polskimi zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, zasad równego traktowania oraz zakazem dyskryminacji.

Wyjątki

W określonych sytuacjach, szczegółowo wskazanych w ustawie, nie jest wymagane dostosowanie określonych elementów umowy o pracę – tych w zakresie wymiaru urlopu wypoczynkowego, minimalnego wynagrodzenia czy wysokości wynagrodzenia i dodatku za pracę w nadgodzinach. Dotyczy to pracowników, którzy wykonują prace montażowe czy instalacyjne, które trwają mniej niż 8 dni w roku. Przy czym tego wyjątku nie stosuje się do osób wykonujących pracę związaną z szeroko rozumianymi robotami budowlanymi lub utrzymaniem obiektu budowlanego (między innymi prace przy robotach ziemnych, renowacji, demontażu, przy rozbiórce, konserwacji czy pracach malarskich i porządkowych).

Obowiązki towarzyszące zatrudnieniu pracownika delegowanego

Najpóźniej w dniu rozpoczęcia delegowania pracowników na terytorium Polski, pracodawca delegujący jest zobowiązany do złożenia Państwowej Inspekcji Pracy informacji określonych jako „niezbędnych w celu przeprowadzenia kontroli sytuacji faktycznej”. Wśród wymaganych informacji znajdują się  m.in. przewidywane daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania, adres miejsca pracy, charakter usług uzasadniający delegowanie pracownika oraz dane delegowanej osoby.

Kolejnym istotnym obowiązkiem jest konieczność wyznaczenia na terytorium Polski osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z Państwową Inspekcją Pracy. Taka osoba jest tym samym zobligowana do przesyłania wymaganych informacji, dokumentów oraz zawiadomień a także do reprezentowania pracownika w trakcie kontroli.

Dodatkowym obowiązkiem jest konieczność przechowywania dokumentów dotyczących pracownika na terytorium Polski. Dokumentacja musi być utrzymywana przez cały okres delegowania oraz w ciągu dwóch lat po zakończeniu pracy przez delegowanego pracownika, w postaci papierowej lub elektronicznej.  Wśród zgromadzonej dokumentacji należy zamieścić kopię umowy o pracę (lub innego równoważnego dokumentu poświadczającego warunki zatrudnieni)a, dokumentację dotyczącą czasu pracy pracownika oraz dokumenty określające wysokość wynagrodzenia.

Obowiązki dokumentacyjne podlegają kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Jest to organ odpowiedzialny za kontakt i współpracę z właściwymi organami innych państw. Współpraca ta polega na wymianie informacji dotyczących nie tylko ogólnych warunków zatrudnienia, ale również przeprowadzonych kontroli pracowników delegowanych. PIP ma jednak znacznie szersze kompetencje w zakresie przeprowadzanych kontroli. W zakresie uprawnień inspekcji leży bowiem nie tylko weryfikacja, czy dany pracownik może zostać uznany za pracownika delegowanego, ale również ocena warunków zatrudnienia oraz sprawdzenie pracodawców i zgromadzonej przez nich dokumentacji.

Surowe kary

Konsekwencje nie wykonywania obowiązków wynikających z ustawy może ponosić nie tylko zagraniczny pracodawca osoby delegowanej, ale również osoba działająca w imieniu pracodawcy. Kara za nieskładanie oświadczeń, zawiadomień, wymaganych dokumentów wymierzana jest za pomocą grzywny, sięgającej do 30.000 złotych. Kara w tym samym wymiarze może zostać nałożona w przypadku stwierdzenia przez PIP, że dany pracownik nie może być uznany za pracownika delegowanego. Pragniemy podkreślić, iż przepisy w obecnym brzmieniu będą obowiązywać jeszcze tylko do 30 lipca 2020 roku. Do tego czasu kraje członkowskie UE mają obowiązek przyjąć i opublikować przepisy implementujące zapisy dyrektywy 2018/957, która wprowadzi wiele istotnych zmian do obecnie obowiązującego systemu delegowania.